Aufbewahrungsfrist Rechnungen: 2, 8 oder 10 Jahre – was für Privatpersonen und Unternehmen gilt

Eine Rechnung hat immer zwei Seiten: den Aussteller und den Empfänger. Für den Aussteller – einen Betrieb – ist sie ein Buchungsbeleg, der unter die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten fällt. Für den Empfänger hängt es davon ab, wer er ist. Ein Unternehmen muss die Eingangsrechnung genauso lange aufbewahren wie seine eigenen; eine Privatperson in der Regel gar nicht, mit einer Ausnahme.

Deshalb führt die pauschale Antwort „zehn Jahre“ in die Irre. Sie stammt aus der Zeit vor 2025, gilt heute nur noch für Bücher und Abschlüsse und war für Privatpersonen nie richtig. Wer als Angestellte den Fernseher kauft, muss die Rechnung keinen Tag lang aufbewahren – sollte es aber aus anderen Gründen. Wer als Fotografin dieselbe Rechnung für ihr Studio erhält, muss sie acht Jahre archivieren.

Im Folgenden gehen wir beide Seiten durch. Wenn du nebenberuflich selbstständig bist, Kleinunternehmer oder Vermieter mit Umsatzsteuer, gehörst du für diese Rechnungen zur zweiten Gruppe, auch wenn du privat sonst nichts aufbewahren musst. Im Zweifel entscheidet die Steuerberatung, welche Belege zum Betrieb gehören.

Die einzige Rechnung, die du als Privatperson aufbewahren musst, ist die über eine Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück – also Handwerker-, Bau-, Reinigungs- oder Gartenarbeiten an Haus, Wohnung oder Grundstück. § 14b Abs. 1 UStG verlangt, dass du die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahrst. Das gilt für Eigentümer wie für Mieter.

Die zwei Jahre beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Der Betrieb muss dich auf der Rechnung auf diese Pflicht hinweisen; fehlt der Hinweis, ändert das an deiner Pflicht nichts. Ein Verstoß kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden – der Gesetzgeber will damit Schwarzarbeit am Bau erschweren.

Für die Praxis empfehlen wir, solche Rechnungen fünf Jahre zu behalten: So lange kann die Gewährleistung für Arbeiten am Bauwerk laufen (§ 634a BGB), und so lange kann das Finanzamt in der Regel noch nach dem Beleg für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG fragen. Zwei Jahre sind das Minimum, nicht das Ziel.

Für Kaufbelege von Möbeln, Elektronik, Kleidung oder Fahrrädern gibt es keine gesetzliche Frist. Der wichtigste Grund, sie trotzdem aufzuheben, ist die gesetzliche Gewährleistung: Zwei Jahre ab Übergabe kannst du beim Verkäufer Mängel reklamieren, die von Anfang an vorlagen. Ohne Kaufnachweis wird das schwierig – Rechnung, Kassenbon, notfalls Kontoauszug oder Bestellbestätigung.

Gibt der Hersteller eine Garantie, hebst du die Rechnung bis zum Garantieende auf, bei langlebigen Geräten gern länger. Rechnungen, die in der Steuererklärung auftauchen – Arbeitsmittel, Fortbildung, haushaltsnahe Dienstleistungen –, bleiben, bis der Steuerbescheid nicht mehr geändert werden kann. Und Rechnungen für teure Anschaffungen sind im Versicherungsfall der Wertnachweis für die Hausratversicherung.

Für Unternehmer gilt: Jede Rechnung, die du ausstellst oder erhältst, ist ein Buchungsbeleg – und Buchungsbelege sind seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist in § 147 AO, § 257 HGB und § 14b UStG von zehn auf acht Jahre gesenkt. Betroffen sind Eingangs- wie Ausgangsrechnungen, Quittungen, Lieferscheine mit Belegfunktion und Kontoauszüge des Geschäftskontos.

Die Übergangsregel ist einfach: Die acht Jahre gelten für alle Belege, deren alte Zehn-Jahres-Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Rechnungen aus 2016 durften also schon Anfang 2025 weg, Rechnungen aus 2017 Anfang 2026. Für bestimmte Kreditinstitute und Versicherungen gilt die Neuregelung ein Jahr später – für Handwerk, Handel und Freiberufler ist das ohne Bedeutung.

Die Pflicht trifft auch Kleinunternehmer und nebenberuflich Selbstständige. Wer Umsatzsteuer zwar nicht ausweist, aber Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist, muss seine Rechnungen genauso lange vorhalten. Und: Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch nicht abgeschlossene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind – bei einer laufenden Betriebsprüfung also erst einmal gar nicht.

Die Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO und § 257 HGB lassen sich in drei Stufen zusammenfassen. Maßgeblich ist immer die Funktion des Dokuments, nicht seine Überschrift – ein E-Mail-Anhang kann ein Buchungsbeleg sein, ein Papierbrief nur Geschäftskorrespondenz.

Im Zweifel ordnest du ein Dokument der längeren Frist zu. Wird ein Angebot zur Grundlage einer Rechnung, wandert es mit der Rechnung in die Acht-Jahres-Ablage – die Grenze zwischen Geschäftsbrief und Beleg ist in der Praxis fließend. Verträge, die über Jahre laufen, etwa Leasing oder die Miete für die Werkstatt, bewahrst du bis zum Ende der Laufzeit plus die Frist für den letzten Beleg auf.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden, der Brief empfangen oder abgesandt, das Inventar aufgestellt oder der Jahresabschluss festgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Ausgangsrechnung vom Januar 2026 hebst du damit bis zum 31. Dezember 2034 auf – acht Jahre plus die Monate bis zum Jahresende.

Rechnest du in Steuerjahren, ergibt sich daraus eine einfache Ordnung: Alle Belege eines Jahres kommen in einen Ordner, und der Ordner bekommt ein Vernichtungsdatum, das für alle Belege darin gilt. Den Jahresabschluss und die Bücher desselben Jahres darfst du erst später wegwerfen – die Zehn-Jahres-Frist läuft ab der Feststellung des Abschlusses, der meist erst im Folgejahr fertig wird.

Verlängern kann sich die Frist durch die Ablaufhemmung: Solange die Festsetzungsfrist für die betreffende Steuer noch läuft – etwa weil eine Prüfung angekündigt ist oder ein Einspruch anhängig –, dürfen die Belege nicht vernichtet werden. Vor dem Schreddern lohnt deshalb ein kurzer Blick auf offene Verfahren, im Zweifel mit der Steuerberatung.

Papier ist nicht Pflicht. Nach den GoBD darfst du Papierrechnungen scannen und das Original anschließend vernichten (ersetzendes Scannen), wenn der Scan vollständig, lesbar und unveränderbar gespeichert wird und du den Ablauf in einer Verfahrensdokumentation beschreibst. Ausgenommen sind Unterlagen, die aus anderen Gründen im Original vorliegen müssen – etwa notarielle Verträge oder Urkunden.

Umgekehrt gilt: Elektronisch empfangene Rechnungen – PDF per E-Mail oder strukturierte E-Rechnungen im XML-Format – müssen im ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden. Ausdrucken und abheften reicht nicht, weil der Ausdruck kein Original mehr ist. Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Aufbewahrung des Datensatzes gehört dazu.

Für Privatpersonen ist das entspannter: Ein Scan oder ein Foto der Rechnung genügt in der Regel als Nachweis gegenüber Händler, Versicherung oder Finanzamt. Thermopapier-Kassenbons verblassen innerhalb weniger Jahre – die fotografierst du am besten am Kauftag, am einfachsten direkt als Beleg am Gerät, damit Kaufdatum, Garantieende und Rechnung zusammenliegen.

Ob privat oder mit kleinem Betrieb: Das größte Problem ist nicht die Frist, sondern das Wiederfinden. Ein einfacher Ansatz ist, jede Rechnung beim Ablegen mit einem Datum zu versehen, an dem du entscheidest, ob sie weg kann – bei Privatpersonen das Garantieende oder das Ende der Gewährleistung, bei Handwerkerrechnungen der 31. Dezember in fünf Jahren. Das gilt für den Kassenbon vom Baumarkt genauso wie für die Rechnung des Elektrikers – nur die Frist ist anders. Papierbelege fotografierst du gleich beim Auspacken, PDF-Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach legst du sofort ab, statt sie erst zu suchen, wenn das Gerät kaputt ist.

In AlltagsOrdner ist dieses Datum das Fälligkeitsdatum am Dokument; du setzt es selbst, die App rechnet keine gesetzlichen Fristen. Rechnungen zu Geräten verknüpfst du direkt mit dem Gerät und seinem Garantieende, die Erinnerung meldet sich bis zu 30 Tage vorher. Alles bleibt lokal auf dem Gerät, ein Backup als Datei nimmst du beim Gerätewechsel mit. Für die Acht-Jahres-Archive eines Betriebs mit GoBD-Anforderungen ist die App nicht gedacht – dafür braucht es ein Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsystem.